Omgaan met opgespaarde uren en een vloedgolf verlof­aanvragen

Veel werknemers zijn afgelopen jaar zuinig geweest met hun vakantie-uren. Nu beperkingen langzaam afnemen, leidt dat tot een gevoelige situatie. Wat doe je als werknemers hun opgespaarde uren willen opnemen, wanneer je net weer open bent?

In de stille periode van lockdowns en reisverboden hebben veel werknemers hun vakantiedagen opgespaard. Nu de vaccinaties voorspoedig verlopen en vakanties voorzichtig weer mogelijk worden, kan dit tot problemen leiden bij bedrijven die net weer aan de slag kunnen.

Wat kan en mag je als werkgever in deze situatie? Hoe laat je het stuwmeer aan vakantiedagen leeglopen zonder door een vloedgolf te worden weggespoeld? Maak een plan voor jou en je medewerkers om alles in goede banen te leiden.

Rechten en plichten

Er zijn enkele richtlijnen die houvast bieden in deze situatie, al zijn deze niet altijd in je voordeel. Zo heeft je werknemer het recht om dagen op te nemen wanneer hij wil en moet jij daarin volgen. Wel is er een uitzonderingspositie voor bijzondere situaties.

Gelukkig Arbeidsrechtadvocaat Hans Kamerbeek legt uit: “Een werknemer mag vakantie opnemen, tenzij gewichtige redenen zich daartegen verzetten. Bijvoorbeeld als het bedrijf daardoor stil komt te staan. In deze unieke situatie met een herstart na corona kun je duidelijk maken dat niet iedereen straks tegelijk met vakantie kan.”

Met het groot aantal opgespaarde vakantiedagen is er een kans dat werknemers die dagen niet op weten te maken. Ook daar zijn rechten en plichten aan verbonden. “Je moet je medewerkers eraan herinneren dat de wettelijke dagen op enig moment komen te vervallen”, vertelt Kamerbeek. HR-expert Claartje Pothof vult aan: “Je hebt een zorgplicht. Een werknemer moet voldoende rust nemen. Vrije dagen zijn er niet voor niks.”

Als een medewerker meer vakantiedagen opbouwt dan het wettelijk aantal, spreken we van ‘bovenwettelijke’ vakantiedagen. In een cao of arbeidsovereenkomst kunnen afspraken staan over deze extra vakantie-uren.

Stuwmeer leeg laten lopen

Loon reserveren voor opgespaarde vakantiedagen of deze juist moeten uitbetalen bij het vertrek van een werknemer was voor velen problematisch in een periode waarin je je liquiditeit (kasgeld) hard nodig had. Nu de tijd is aangebroken om het stuwmeer aan vakantie-uren te legen, is het van belang dit met beleid te doen om problemen te voorkomen. 4 tips om je vooruit te helpen.

Tip 1: deel je probleem

Zoek samen met je personeel naar creatieve oplossingen, benadrukt Kamerbeek: “Vanwege de crisis mag je in redelijkheid medewerking verlangen. Dat heet ‘goed werknemerschap’.”

“Een oplossing komt er alleen samen, dus leg je probleem eerlijk op tafel”, vindt ook Pothof. “Wees open over je motief. Leg bijvoorbeeld uit dat verspreid vakantie opnemen de financiële situatie verbetert en de kans vergroot dat iedereen zijn baan behoudt.”

Tip 2: plan slim en pas aan

Breng nu al in kaart hoeveel dagen iedereen heeft en maak een businessplan voor de komende maanden. Welke nieuwe dingen ga je doen, wat verwacht je aan drukte? Wanneer heb je welke mensen nodig? Probeer slim in te plannen en breng vakanties tijdig in kaart, zodat er niet te veel overlap is. Mocht dit toch dreigen te gebeuren, zoek dan naar andere oplossingen. Denk aan min- en plusuren, extra werken en flexibele roosters. Wellicht zijn werknemers bereid wat extra diensten van elkaar over te nemen. Zo kan eerst de ene op vakantie en een week later de ander. Door dit soort zaken open te bespreken en personeel hierbij te betrekken, wordt het iets wat medewerkers als team voor elkaar doen.

Tip 3: kom elkaar tegemoet

Kunnen je werknemers nu niet op de ideale vakantie die ze in gedachten hadden? Onderzoek dan of je ze op een andere manier tegemoet kan komen. Pothof vertelt daarover: “Laat je mensen nu een stapje harder werken, en geef daar straks flexibiliteit voor terug. Maak de vrijheid van werktijden en thuiswerken bijvoorbeeld blijvend.”

Tip 4: geef het goede voorbeeld

“Als je van medewerkers verlangt dat ze niet allemaal de vleugels uitslaan naar verre oorden zodra het kan, zorgt het voor scheve gezichten als je zelf wel direct 3 weken gaat liggen bakken aan een azuurblauwe zee. Het is voor zowel jou als je business zeker goed om even afstand te nemen en los te komen van alle corona-stress tijdens een welverdiende vakantie. Doe dit echter in overleg en betrek je eigen vakantieplannen ook bij de planning met beleid. Zo geef je het goede voorbeeld.”

Dit artikel is verschenen op de website van de Kamer van Koophandel.