Bedrijfsvoering> Administratie en boekhouding

Stappenplan administratie onderhouden

Met een goede administratie heeft u inzicht in de financiële positie van uw bedrijf. En als u gebruik wil maken van fiscale voordelen moet u aan het urencriterium voldoen. U kunt de werkzaamheden voor uw administratie zelf doen, maar ook uitbesteden. Lees op deze pagina 5 stappen die u helpen bij het onderhouden van uw administratie.

1. Voldoe aan de eisen voor uw administratie

Alle gegevens over uw bedrijf op papier of in digitale vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:

• kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen
• financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek
• tussentijds gemaakte controleberekeningen
• ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
• bankafschriften
• contracten, overeenkomsten en andere afspraken
• agenda's en afsprakenboeken
• correspondentie
• software en databestanden

2. Bewaar uw administratie 7 jaar

U bent verplicht uw administratie 7 jaar te bewaren. U kunt met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen. Wat u in ieder geval 7 jaar moet bewaren:

• debiteuren- en crediteurenadministratie: openstaande facturen van uw klanten en leveranciers
• in- en verkoopadministratie: alle inkoop- en verkoopfacturen
• grootboekadministratie: alle financiële transacties, zoals ontvangen betalingen
• voorraadadministratie: alle voorraden en de waarde hiervan (als u goederen inkoopt en verkoopt)
• kasadministratie: alle kassabonnen en kwitanties van producten die u contant gekocht of verkocht heeft

Gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren. Onroerende zaken zijn bijvoorbeeld uw bedrijfspand, opslag en grond. Als u u goederen of diensten verkoopt in de EU aan klanten die geen btw-aangifte doen én u heeft gekozen voor het éénloketsysteem (One Stop Shop) is de bewaartermijn ook 10 jaar.

3. Maak afspraken over hoe u uw administratie bewaart

U kunt afspreken met de Belastingdienst in welke vorm u uw administratie bewaart (digitaal of op papier). En hoe gedetailleerd (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa). Deze afspraken legt de Belastingdienst schriftelijk vast.

4. Let op het urencriterium

Een urenadministratie bijhouden is niet verplicht. Maar als u in aanmerking wilt komen voor fiscale voordelen, dan moet u dit kunnen bewijzen aan de Belastingdienst. Bijvoorbeeld voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek. U moet dan aan de Belastingdienst kunnen aantonen dat u aan het urencriterium voldoet:

• U besteedt per kalenderjaar 1.225 uur of meer aan uw bedrijf. Oók wanneer u in de loop van het jaar start of stopt met uw bedrijf.
• U besteedt meer tijd aan uw bedrijf dan aan ander werk. Bijvoorbeeld als u ook in loondienst werkt. Was u de laatste 5 jaar één of meer jaren geen ondernemer? Dan geldt deze voorwaarde niet.

Goede Start Belastingdienst

Maak gebruik van de Belastingdienst service Goede Start Belastingdienst. U krijgt uitleg over aangiftes en andere fiscale vragen. Ook leest u tips over hoe u structuur aanbrengt in uw administratie. Daarnaast krijgt informatie waarmee u als starter fiscaal mee te maken krijgt. En u kunt met vragen terecht bij een van de startersvoorlichters via de live chat.

5. Zelf doen of uitbesteden?

U kunt zelf uw administratie beheren, of uitbesteden aan een boekhouder of accountant.

Verschil accountant en boekhouder

Een accountant werkt meestal voor grote(re) bedrijven, maar ook voor kleinere mkb bedrijven en zzp’ers. Een accountant is verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten en valt onder het tuchtrecht. U bent verplicht om te kiezen voor een accountant als u meer dan 50 werknemers heeft, € 12 miljoen omzet en € 6 miljoen balanstotaal.

Een boekhouder of administrateur helpt u vooral bij uw bedrijfsadministratie, maar geeft geen advies. Hij is niet verplicht om een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten en heeft geen verplichte opleiding gevolgd.

Bekijk de video ‘Ondernemer aan het woord over zijn administratie’.

Overweeg een zakelijke rekening

Een zakelijke rekening: u bent niet verplicht om een zakelijke rekening te openen, maar het is wel verstandig. Zorg er in ieder geval voor dat uw privé- en zakelijke administratie gescheiden zijn.